QUY CHẾ

TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN 2023

CÔNG TY CỔ PHẦN MÔI TRƯỜNG VÀ DỊCH VỤ ĐÔ THỊ SƠN LA

Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 được Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 17 tháng 6 năm 2020 và các văn bản có liên quan;

Căn cứ Điều lệ Tổ chức và hoạt động Công ty cổ phần Môi trường và Dịch vụ đô thị Sơn La

Ban tổ chức ĐHĐCĐ thường niên 2023 ban hành Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên 2023 của Công ty cổ phần Môi trường và Dịch vụ đô thị Sơn La như sau:

CHƯƠNG I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1.                 Quy chế này áp dụng cho việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2023 (sau đây gọi là “Đại hội”) Công ty cổ phần Môi trường và Dịch vụ đô thị Sơn La.

2.                 Quy chế này quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cổ đông, đại diện cổ đông và các bên tham dự Đại hội, điều kiện, thể thức tiến hành Đại hội và biểu quyết thông qua các vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội.

3.                 Cổ đông, đại diện cổ đông và các bên tham gia Đại hội có trách nhiệm thực hiện theo các quy định tại quy chế này.

Điều 2. Mục tiêu

1.                 Đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch.

2.                 Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức Đại hội được thực hiện thành công và tuân thủ các quy định của pháp luật.

CHƯƠNG II

ĐIỀU KIỆN THAM DỰ ĐẠI HỘI, QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ

CỦA CỔ ĐÔNG, NGƯỜI THAM DỰ ĐẠI HỘI

Điều 3. Điều kiện tham dự Đại hội

Các cổ đông cá nhân hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức có tên trong danh sách cổ đông tại ngày chốt quyền tham dự Đại hội có quyền trực tiếp tham dự hoặc ủy quyền cho người khác tham dự Đại hội.

Điều 4. Quyền của cổ đông khi tham dự Đại hội

1. Cổ đông có thể tham dự Đại hội đồng cổ đông theo một trong các hình thức sau đây:

a. Trực tiếp tham dự họp Đại hội đồng cổ đông.

b.  Ủy quyền cho người khác dự họp Đại hội đồng cổ đông. Trường hợp cổ đông là tổ chức không có người đại diện theo ủy quyền theo quy định tại khoản 2, khoản 4 Điều 14 của Luật Doanh nghiệp thì ủy quyền người khác dự họp Đại hội đồng cổ đông. Cổ đông là tổ chức có sở hữu ít nhất 10% tổng số cổ phần phổ thông có quyền ủy quyền tối đa ba người tham dự họp Đại hội đồng cổ đông. Trường hợp cổ đông là tổ chức cử nhiều người đại diện theo ủy quyền thì phải xác định cụ thể số cổ phần cho mỗi người đại diện. Trường hợp cổ đông không xác định số cổ phần tương ứng cho mỗi người đại diện theo ủy quyền, số cổ phần sẽ được chia đều cho số lượng người đại diện theo ủy quyền.

2. Được Ban tổ chức thông báo công khai nội dung chương trình Đại hội.

3. Phát biểu, thảo luận và biểu quyết tất cả nội dung có trong chương trình Đại hội thuộc thẩm quyền của Đại hội theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan và Điều lệ Công ty cổ phần Môi trường và Dịch vụ đô thị Sơn La

4. Tại Đại hội, mỗi cổ đông hoặc người đại diện theo ủy quyền khi tới tham dự Đại hội được nhận Thẻ biểu quyết trong đó có ghi mã số cổ đông và số cổ phần có quyền biểu quyết sau khi đăng ký tham dự họp Đại hội với Ban kiểm tra tư cách cổ đông.

5. Giá trị biểu quyết của Thẻ biểu quyết tương ứng với tỷ lệ cổ phần có quyền biểu quyết mà người đó sở hữu hoặc đại diện theo đăng ký tham dự Đại hội trên tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của các đại biểu có mặt tại Đại hội.

6. Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền đến dự họp Đại hội muộn có quyền đăng ký ngay, sau đó có quyền tham gia và biểu quyết ngay tại Đại hội, nhưng Chủ tọa không có trách nhiệm dừng cuộc họp và hiệu lực của các đợt biểu quyết tiến hành trước đó sẽ không bị ảnh hưởng. Trường hợp Ban kiểm phiếu đang tiến hành kiểm phiếu biểu quyết thì cổ đông không có quyền biểu quyết. Ban kiểm phiếu có trách nhiệm cộng số cổ phần có quyền biểu quyết tại Đại hội để tính tỷ lệ thông qua các nội dung biểu quyết ở phần sau.

Điều 5. Nghĩa vụ của cổ đông khi tham dự Đại hội

1. Cổ đông hoặc người đại diện theo ủy quyền đến dự Đại hội mang theo giấy tờ sau:

a. Giấy chứng minh thư nhân dân/ CCCD/Hộ chiếu hoặc Giấy tờ tùy thân khác (nếu là cá nhân)

b. Bản sao công chứng Đăng ký kinh doanh và CMND/CCCD/Hộ chiếu hoặc Giấy tờ tủy thân khác của người đại diện theo pháp luật. (nếu là tổ chức)

Cổ đông chỉ được chính thức tham dự và biểu quyết tại Đại hội sau khi đã thực hiện các thủ tục đăng ký và chứng minh tư cách Cổ đông hoặc/và đại diện ủy quyền của mình là hợp lệ với Ban kiểm tra tư cách Cổ đông.

2. Trường hợp Cổ đông đã ủy quyền cho người khác mà không có thông báo bằng văn bản về việc hủy ủy quyền thì Cổ đông đó khi tham dự Đại hội không được nhận Thẻ biểu quyết tại Đại hội nếu người được ủy quyền của họ đã làm thủ tục nhận Thẻ biểu quyết.

3. Người được ủy quyền tham dự Đại hội không được ủy quyền lại cho bên thứ ba.

4. Trong thời gian diễn ra Đại hội, cổ đông/đại diện của cổ đông phải tuân thủ theo sự hướng dẫn, điều khiển của Chủ tọa, tôn trọng kết quả làm việc của Đại hội, ứng xử văn minh, lịch sự, không gây mất trật tự.

5. Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền tham dự họp Đại hội phải chấp hành nghiêm chỉnh Quy chế này, nếu vi phạm thì tùy theo mức độ cụ thể Chủ tọa sẽ xem xét và có hình thức xử lý theo quy định tại Điều 146 Luật Doanh nghiệp hiện hành.

6. Trường hợp Cổ đông rời cuộc họp trước khi Đại hội biểu quyết mà không thông báo với Ban kiểm phiếu thì cổ đông đó coi như đã đồng ý với tất cả những vấn đề sẽ được biểu quyết tại Đại hội.

Điều 6. Quyền và nghĩa vụ của Chủ tọa Đại hội

1. Chủ tọa và thành phần đoàn chủ tịch do Đại hội bầu bằng giơ thẻ biểu quyết.

2. Chủ tọa Đại hội có các quyền và trách nhiệm sau:

a. Chủ trì, điều khiển Đại hội; Chủ tọa tiến hành các công việc cần thiết để điều khiển Đại hội một cách hợp lệ, có trật tự và đảm bảo Đại hội phản ánh được mong muốn của đa số cổ đông tham dự;

b. Quyết định của Chủ tọa Đại hội về vấn đề chính trị, thủ tục hoặc các sự kiện phát sinh ngoài chương trình của Đại hội sẽ mang tính phán quyết cao nhất;

c. Hướng dẫn Đại hội thảo luận, lấy ý kiến biểu quyết các vấn đề nằm trong nội dung chương trình của Đại hội;

d. Trình dự thảo, kết luận những vấn đề cần thiết để Đại hội biểu quyết;

đ. Trả lời hoặc chỉ định thành viên Đoàn chủ tịch trả lời những vấn đề do Đại hội yêu cầu;

e. Bất cứ lúc nào Chủ tọa có quyền trì hoãn Đại hội đến một thời điểm khác tại một địa điểm khác (phù hợp với quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 và Điều lệ Công ty cổ phần Môi trường và Dịch vụ đô thị Sơn La khi Điều lệ này đã được Đại hội thông qua) mà không cần lấy ý kiến của Đại hội nếu nhận thấy rằng:

- Hành vi của những người có mặt cản trở hoặc có khả năng cản trở diễn biến có trật tự của cuộc họp;

- Hoặc sự trì hoãn là cần thiết để các công việc của Đại hội được tiến hành một cách hợp lệ;

f. Chủ tọa Đại hội có quyền:

- Yêu cầu tất cả người dự họp chịu sự kiểm tra hoặc các biện pháp an ninh khác;

- Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền duy trì trật tự cuộc họp, trục xuất những người không tuân thủ quyền điều hành của Chủ tọa, cố ý gây rối trật tự, ngăn cản tiến hành cuộc họp hoặc không tuân thủ các yêu cầu về kiểm tra an ninh ra khỏi Đại hội.

Điều 7. Ban thư ký Đại hội

1. Ban thư ký gồm 02 thành viên do Chủ tọa đề cử, được Đại hội thông qua bằng biểu quyết để giúp việc Đại hội. Ban thư ký chịu trách nhiệm trước Chủ tọa và Đại hội về nhiệm vụ của mình.

2. Ban Thư ký thực hiện công việc trợ giúp theo sự phân công của Chủ tọa, có nhiệm vụ:

- Ghi chép, phản ánh trung thực, chính xác, đầy đủ nội dung biên bản đối với diễn biến cuộc họp Đại hội, dự thảo các văn kiện, kết luận, và thông báo của Chủ tọa gửi đến các cổ đông khi được yêu cầu; trình bày trước Đại hội về Biên bản họp và dự thảo Nghị quyết của Đại hội.

- Tiếp nhận phiếu đăng ký phát biểu, ý kiến khiếu nại (nếu có) của cổ đông.

Điều 8. Ban kiểm tra tư cách cổ đông

1. Ban kiểm tra tư cách cổ đông dự Đại hội (sau đây gọi tắt là Ban kiểm tra tư cách cổ đông) có 3 thành viên, gồm 01 Trưởng ban và 02 thành viên có chức năng và nhiệm vụ sau:

a. Kiểm tra tư cách dự họp của các cổ đông và đại diện theo ủy quyền của cổ đông dựa trên các tài liệu mà họ xuất trình: Kiểm tra Chứng minh thư nhân dân, Hộ chiếu, Bản sao công chứng Giấy CNĐKKD, Giấy ủy quyền và các tài liệu kèm theo (nếu có);

b. Phát cho cổ đông hoặc người đại diện theo ủy quyền của các cổ đông Thẻ biểu quyết và các tài liệu của Đại hội;

c. Tổng hợp kết quả kiểm tra và báo cáo trước Đại hội về kết quả kiểm tra tư cách các cổ đông tham dự Đại hội.

2. Trường hợp người đến dự họp không có đầy đủ tư cách tham dự Đại hội thì Ban kiểm tra tư cách cổ đông có quyền từ chối quyền dự họp của người đó, từ chối cấp Thẻ biểu quyết và phát tài liệu của Đại hội.

Điều 9. Ban kiểm phiếu

1. Ban kiểm phiếu có 03 thành viên, gồm 01 Trưởng ban và 02 thành viên do Đại hội đồng cổ đông biểu quyết thông qua theo đề nghị của Chủ tọa.

2. Ban kiểm phiếu có nhiệm vụ:

a. Hướng dẫn cổ đông tham dự Đại hội cách sử dụng Thẻ biểu quyết

b. Thực hiện việc đếm số phiếu biểu quyết theo từng loại: tán thành, không tán thành, không có ý kiến ngay sau khi Đai hội biểu quyết;

c. Ghi nhận kết quả biểu quyết của các cổ đông và đại diện cổ đông đối với các vấn đề được lấy ý kiến thông qua Đại hội;

d. Tổng hợp và báo cáo Chủ tọa các vấn đề được lấy ý kiến thông qua Đại hội;

đ. Báo cáo kết quả kiểm phiếu (Biên bản kiểm phiếu);

e. Bàn giao lại biên bản kiểm phiếu cho Thư ký Đại hội;

f. Cùng chủ tọa Đại hội xem xét và giải quyết khiếu nại, tố cáo về kết quả biểu quyết (nếu có) và báo cáo để Đại hội đồng cổ đông quyết định;

g. Thực hiện nhiệm vụ được giao khác.

CHƯƠNG III

TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI

Điều 10. Điều kiện tiến hành Đại hội

1. Cuộc họp Đại hội Cổ đông được tiến hành khi có số lượng cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết theo danh sách cổ đông được lập tại thời điểm chốt danh sách cổ đông để triệu tập cuộc họp Đại hội. Ban kiểm tra tư cách cổ đông thông báo số lượng cổ đông tham dự, tổng số cổ phần có quyền biểu quyết mà các cổ đông đại diện và tỷ lệ tham dự để Đại hội có thể tiến hành theo quy định

2. Cuộc họp Đại hội dự kiến diễn ra trong ½ ngày theo chương trình Đại hội được Ban tổ chức chuẩn bị và thông qua tại Đại hội.

3. Đại hội sẽ lần lượt thảo luận và thông qua các nội dung nêu tại Chương trình Đại hội đồng Cổ đông thường niên 2023.

Điều 11. Chương trình, nội dung làm việc của Đại hội

1. Chương trình và nội dung cuộc họp phải được Đại hội đồng cổ đông thông qua ngay trong phiên khai mạc. Chương trình phải xác định rõ thời gian đối với các nội dung trong chương trình họp.

2. Trường hợp có thay đổi chương trình họp đã được gửi kèm theo thông báo mời họp cho cổ đông, các thay đổi phải được Đại hội đồng cổ đông thông qua.

Điều 12. Thảo luận và chất vấn tại Đại hội

1. Căn cứ vào số lượng cổ đông tham dự và thời lượng cho phép của Đại hội, Chủ tọa Đại hội có thể lựa chọn phương pháp điều khiển cuộc họp. Cổ đông tham dự Đại hội phát biểu ý kiến thảo luận, chất vấn bằng cách giơ Thẻ biểu quyết và được sự đồng ý của Chủ tọa Đại hội đồng ý. Trong cùng một thời điểm chỉ có một cổ đông được quyền phát biểu. Trường hợp nhiều cổ đông có ý kiến cùng lúc thì Chủ tọa sẽ mời tuần tự từng cổ đông phát biểu ý kiến của mình.

2. Cổ đông phát biểu ngắn gọn và tập trung vào đúng nội dung trọng tâm cần trao đổi, phù hợp với chương trình Đại hội đã thông qua. Nội dung ý kiến đề xuất của cổ đông không được vi phạm pháp luật, liên quan đến vấn đề cá nhân hoặc vượt quá thẩm quyền của Doanh nghiệp. Chủ tọa có quyền nhắc nhở hoặc đề nghị cổ đông tập trung vào nội dung trọng tâm cần phát biểu để tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng thảo luận;

3. Đại hội thống nhất tổng thời lượng phát biểu của một cổ đông tối đa không vượt quá 5 phút. Nếu quá thời lượng này, Chủ tọa Đại hội có thể yêu cầu cổ đông lập các câu hỏi, kiến nghị thành văn bản, Ban Thư ký Đại hội phải ghi nhận và Hội đồng quản trị trong phạm vi thẩm quyền của mình sẽ trả lời bằng văn bản cho cổ đông trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được kiến nghị của cổ đông.

Điều 13. Thể lệ biểu quyết và thông qua các quyết định tại Đại hội

1. Nguyên tắc biểu quyết:

a. Biểu quyết trực tiếp tại Đại hội bằng việc giơ Thẻ biểu quyết;

b. Biểu quyết thông qua việc cử người ủy quyền tới dự họp, khi đó người được ủy quyền tham dự Đại hội và biểu quyết như hình thức cổ đông trực tiếp dự họp.

2. Các vấn đề được thông qua tại Đại hội phải được số cổ đông đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông có quyền biểu quyết có mặt trực tiếp hoặc thông qua đại diện có ủy quyền có mặt tại Đại hội chấp thuận, ngoại trừ nội dung quy định tại khoản 3 Điều này.

3. Đối với việc thông qua các vấn đề được quy định tại Khoản 1 Điều 148 Luật doanh nghiệp 2020 phải đạt từ 65% số phiếu biểu quyết của các cổ đông có quyền biểu quyết có mặt trực tiếp hoặc thông qua đại điện có ủy quyền có mặt tại Đại hội.

4. Hình thức biểu quyết:

a. Cổ đông (hoặc người đại diện theo ủy quyền) biểu quyết từng nội dung trong chương trình Đại hội. Khi biểu quyết một vấn đề được Đại hội đưa ra, các cổ đông biểu quyết bằng cách giơ Thẻ biểu quyết lên cao; việc xác định kết quả biểu quyết được tiến hành bằng cách đếm số phiếu biểu quyết tán thành, số phiếu biểu quyết không tán thành và số phiếu biểu quyết không có ý kiến.

b. Đối với từng vấn đề cần biểu quyết, Chủ tọa sẽ hỏi ý kiến của Cổ đông theo trình tự: Tán thành, Không tán thành; Không có ý kiến. Trường hợp cổ đông không giơ Thẻ biểu quyết thì coi như Tán thành. Với từng vấn đề xin ý kiến biểu quyết, các cổ đông chỉ được giơ Thẻ biểu quyết một lần.

Điều 14. Biên bản và Nghị quyết Đại hội

1. Biên bản Đại hội: Tất cả các nội dung của Đại hội phải được Ban thư ký ghi vào biên bản. Biên bản phải được đọc và thông qua trước khi bế mạc Đại hội.

2. Căn cứ Biên bản Đại hội, kết quả kiểm phiếu biểu quyết, Thư ký Đại hội sẽ tổng hợp số liệu và đưa vào dự thảo nghị quyết Đại hội. Dự thảo Nghị quyết được đọc và thông qua trước khi bế mạc Đại hội.

3. Biên bản, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, toàn văn Nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp được lưu giữ tại trụ sở Công ty theo quy định.

CHƯƠNG IV

ĐIỀU KHOẢN KHÁC

Điều 15. Trật tự Đại hội

1. Cổ đông hoặc Người đại diện theo ủy quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông phải ngồi đúng vị trí hoặc khu vực do Ban tổ chức Đại hội hướng dẫn. Tuân thủ việc sắp xếp vị trí của Ban tổ chức Đại hội.

2. Cổ đông có nhu cầu sao chép tài liệu, ghi âm phải đăng ký với Chủ tọa và hoàn toàn chịu trách nhiệm trong trường hợp có những thông tin sai lệch với nội dung Đại hội.

3. Giữ trật tự Đại hội, không sử dụng điện thoại di động trong quá trình họp. Tất cả các máy điện thoại khi mang vào cuộc họp phải tắt máy hoặc để ở chế độ rung.

4. Chấp hành quy chế Tổ chức Đại hội và sự điều khiển cuộc họp của Chủ tọa.

Điều 16. Trường hợp tiến hành Đại hội không thành

1. Trường hợp cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ nhất Công ty cổ phần Môi trường và Dịch vụ đô thị Sơn La không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại Điều 10 Quy chế này thì việc triệu tập họp lần thứ hai phải được thực hiện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuộc họp Đại hội lần thứ nhất dự định khai mạc. Cuộc họp của Đại hội lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên tham dự là các Cổ đông và các đại diện theo ủy quyền dự họp đại diện cho ít nhất 33% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.

2. Trường hợp cuộc họp triệu tập lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều này thì được triệu tập lần thứ ba trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày cuộc họp lần thứ hai dự định khai mạc. Trong trường hợp này, cuộc họp củra Đại hội được tiến hành không phụ thuộc vào số lượng cổ đông hay đại diện ủy quyền tham dự và được coi là hợp lệ.

CHƯƠNG V

HIỆU LỰC THI HÀNH

Điều 17. Hiệu lực thi hành

1. Quy chế này gồm 5 chương, 17 Điều được Đoàn Chủ tọa Công ty cổ phần Môi trường và Dịch vụ đô thị Sơn La áp dụng, thông qua và có hiệu lực thi hành tại Đại hội cổ đông thường niên 2023 Công ty cổ phần Môi trường và Dịch vụ đô thị Sơn La.

2. Chủ tọa Đại hội có trách nhiệm điều hành Đại hội theo Quy chế này.

3. Cổ đông và những người tham dự Đại hội có trách nhiệm thực hiện các quy định tại Quy chế này./.